METODOLOGIA ABGD PARA CONCESSÃO DO SELO DE QUALIDADE

Nível 1 - Abrangendo a Guarda de Documentos e seus Processos Afins

Para atingir o padrão de qualidade exigido pela ABGD e obter o “Selo de Qualidade”, a empresa associada deverá evidenciar o cumprimento dos requisitos de infra-estrutura necessários para a prestação dos serviços básicos de guarda de documentos e seus processos afins.
A evidência de atendimento aos requisitos será na sua maioria de natureza documental (físicos, e/ou digitais), e estes documentos deverão ser encaminhados à ABGD, que providenciará uma pasta individual (física e/ou digital) e arquivará os documentos necessários à concessão do Selo de Qualidade ABGD.

O uso da logomarca da ABGD em papelarias e meios eletrônicos, só é permitido às empresas associadas.
Fica terminantemente proibido o uso da logomarca ABGD em embalagens e kit-caixas.

A empresa só tem direito ao uso do selo de qualidade enquanto associada da ABGD, sob penas legais.
Caso ocorra algum impedimento processual (civil ou criminal) contra uma empresa detentora do Selo de Qualidade, a manutenção do direito de uso deste selo de qualidade será discutida e votada em Reunião Plenária, sendo garantido o amplo direito de defesa à empresa em questão.

Para verificação e uniformização dos critérios de auditoria, o padrão foi definido conforme segue:

1- Estar associado à ABGD pelo período mínimo de 06 meses.
Só podem aplicar para a concessão do selo de qualidade as empresas associadas a ABGD pelo período mínimo de 6 meses.

2- Exigências Legais.
Deverão ser fornecidos documentos legais que comprovem a existência e atividades da empresa no segmento de Gestão Documental com atuação mínima de 3 anos.

Para a comprovação do critério de existência, deverá ser fornecido o Contrato Social da empresa, listando todos os CNPJ(s) envolvidos, e as respectivas últimas alterações (se houver). Sempre que ocorrer alteração do contrato social, ela deverá ser enviada para a ABGD em até 30 dias após sua oficialização.

O exercício da atividade será comprovada através do fornecimento à ABGD de contratos junto a 5 (cinco) clientes com mais de 3 anos, excluindo-se os anexos referentes a preços ou detalhes da operação.

3- Regularidade Fiscal
A empresa deverá apresentar as seguintes evidências para comprovar sua regularidade fiscal:
• Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica – CNPJ;
• Prova de inscrição no Cadastro Estadual ou Municipal de contribuintes, se houver, pertinente ao seu ramo de atividade e compatível com o objeto licitado;
• Prova de regularidade para com a Fazenda Federal, através de: (a) certidão negativa de débitos referentes a tributos e contribuições federais expedida pela Secretaria da Receita Federal do
Ministério da Fazenda e (b) certidão negativa quanto à Dívida Ativa da União expedida pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional;
• Prova de regularidade com a Fazenda Estadual e Municipal, pertinente ao seu ramo de atividade e relativa aos tributos relacionados com o objeto licitado;
• Certidão de inexistência de débitos para com o Sistema de Seguridade Social – CND;
• Certificado de Regularidade de Situação para com o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
OBS.: Serão aceitas certidões positivas com efeito de negativa e certidões positivas, que noticiem que os débitos certificados estão garantidos ou com sua exigibilidade suspensa.

4- Regularidade econômico-financeira.
A regularidade econômico-financeira será comprovada através da análise de:

• Certidão negativa de pedido de falência ou concordata/recuperação judicial, expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica, em data não anterior a 60 (sessenta) dias da análise da ABGD. No caso de sociedades simples, deverá ser apresentada a certidão negativa de distribuição de processos civis, expedida pelo distribuidor da sede da pessoa jurídica.
• Balanço Patrimonial e Demonstrações Contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, pelo seguinte índice contábil:
ÍNDICE DE LIQUIDEZ GERAL (LG) ≥ 1
LG = (ATIVO CIRCULANTE + REALIZÁVEL A LONGO PRAZO) - (PASSIVO CIRCULANTE +
EXIGÍVEL A LONGO PRAZO) ≥ 1ou
ÍNDICE DE ENDIVIDAMENTO GERAL (EG) ≤ 1
EG = (PASSIVO CIRCULANTE + EXIGÍVEL A LONGO PRAZO) ≤ 1 (ATIVO TOTAL)

5- Abrangência de mercado
A empresa deverá comprovar sua abrangência de mercado apresentando informações sobre seus clientes e sobre o atendimento dos níveis de serviços constantes no contrato. Essa relação deve ser atualizada e revista a cada renovação do Selo de Qualidade. São exigências:

• Possuir no mínimo 30 (trinta) clientes ativos em seu portfólio.
• Apresentar 5 (cinco) atestados de capacidade técnica e satisfação com os serviços prestados a clientes que possuam contratos com prazo superior a 12 meses;
• Apresentar 5 (cinco) atestados de cumprimento de SLA contratado, nos últimos 12 (doze) meses.

6- Gestão de Recursos Humanos.
Os requisítos relativos a Recursos Humanos são:

• Apresentar declaração que atende sob as penas da lei, que, nos termos do § 6º do artigo 27 da Lei nº. 6.544, de 22 de novembro de 1989, e consoante acrescentado no artigo 27, como inciso V, da Lei nº. 8.666/93, com a redação dada pela Lei nº 9.854, de 27 de outubro de 1999, a (nome da pessoa jurídica) encontra-se em situação regular perante o Ministério do Trabalho, no que se refere à observância do disposto no inciso XXXIII do artigo 7º da Constituição Federal.
• Apresentar declaração de que não possui em seu quadro permanente menor de 16 anos de idade, excetuando-se menores aprendizes.
• Apresentar declaração de que não utiliza cooperados para exercício da atividade fim de gestão e guarda de documentos.
• Apresentar documento (livro, ficha ou sistema eletrônico) de registro de no mínimo 2 empregados que sejam gestores certificados em CGD pela ABGD nas empresas do grupo. (manter certificados em arquivo).
• Comprovar que atende à legislação trabalhista vigente no tocante à manutenção no quadro de empregados dos
profissionais de segurança do trabalho, conforme disposto no artigo 162 da CLT, assim como toda a legislação pertinente ao assunto.

7- Tecnologia
A empresa deve possuir as licenças necessárias para utilização de softwares ou aplicativos, conforme definido pela legislação, comprovadas através de declaração.

Como ferramenta de gestão, a empresa deve possuir e demonstrar operar com sistema automatizado de controle de acervo documental contendo no mínimo as seguintes especificações:
• Sistema de gestão dos documentos desenvolvido em plataforma “web", com acesso via internet, utilizando-se "browsers" de navegação que inclua módulos de solicitação de serviços.
• Possuir comunicação segura por SSL com chave de criptografia válida fornecida por empresa de reconhecida autoridade certificadora em nível mundial;
• Controle de usuários e grupos de usuários para definição de permissões;
• Senhas fortes com impossibilidade de repetição de senhas já utilizadas e expiração periódica da senha.

Políticas de TI (mínimas)

• Possuir e fornecer política interna de Backups dos dados e informações;
• Possuir e fornecer política interna de Antivírus e Anti-spywares com atualização automática diária;
• Possuir e fornecer política de uso de internet e correio eletrônico pelos colaboradores;
• Possuir e fornecer política de uso de equipamentos computacionais fixos e móveis;
• Possuir e fornecer política e procedimentos internos de verificação de concessão e de alteração de permissões
(relacionadas ao desligamento e transferência de funcionários);

Procedimentos de TI (mínimos)
• Comprovar que as mídias de Backup são armazenadas em local distinto da estrutura de TI;
•Apresentar termo de confidencialidade assinado pelos seus colaboradores de T.I. ou pela empresa contratada com esta finalidade.
• Comprovar que usa Banco de Dados para armazenamento das informações;
• Comprovar que mantem estrutura de servidores e storages em ambiente apropriado e climatizado, com controle físico de acesso.

Outros itens importantes
• Apresentar prova de que possui domínio próprio registrado no “registro.br” em nome da empresa;
• Demonstrar possuir em seus quadros funcionais profissionais de T.I. e/ou contrato firmado com empresa prestadora de serviços para a área de TI.
•Comprovar a utilização de códigos de barras ou outra tecnologia equivalente no controle de seus processos internos;
• Comprovar a utilização de "Firewalls" em sua estrutura de hardware;
• Comprovar a utilização de no-breaks ou fonte alternativa de energia em sua estrutura central de TI;

8- Instalações
As instalações da empresa devem garantir a integridade do acervo. Serão analisados os seguintes itens:

• O local de armazenamento da documentação deverá ser de uso exclusivo para a guarda de caixas e serviços correlatos, sendo vedada sua subdivisão para outras atividades.
• O espaço disponibilizado para armazenagem deverá estar tecnicamente preparado para guarda, gerenciamento e tratamento da documentação, compreendendo, pelo menos, as seguintes especificações:

• A empresa deverá manter explícito em suas embalagens a capacidade máxima de empilhamento.
• A estrutura de estantes deverá ser de metal
• A empresa deverá possuir equipamentos / mobiliários compatíveis com o serviço;
• A área que circunda os prédios deve ser cercada / murada.

SEGURANÇA FÍSICA
o Apresentação de A.V.C.B. (Alvará de Vistoria do Corpo de Bombeiros) válido para cada unidade auditada;
o Prova de constituição de Brigada de Incêndio de acordo com a legislação vigente;
o Plano Contingência para eventuais emergências que inclua interrupção de vias de acesso e greves;
o Circuito fechado de televisão com gravação e políticas de segurança
o Vigilância 24 x 7 (Vinte e quatro horas, durante a semana toda)
o Apresentação do laudo de avaliação de pára-raios, em conformidade com a legislação vigente

• CONTROLE DE PRAGAS
o Apresentação do contrato para desinsetização contra insetos rasteiros e voadores
o Apresentação do contrato para desratização
o Apresentação do contrato para descupinização
o Apresentar os respectivos certificados com validade máxima de 3 meses

9 - Execução da auditoria para concessão do Selo de Qualidade ABGD:

O auditor deve assinalar uma das três opções (Sim/ Não/Não se Aplica) para todas as questões do Check List.
É obrigatório o atendimento a todas as questões (de 1 a 8). As não-conformidades devem ser anotadas no Relatório de Auditoria, com prazo para atendimento do ítem acordado entre o Auditor e a Empresa auditada não podendo superar os 60 dias.
Por ocasião de nova auditoria na empresa, deverão ser apresentadas as ações corretivas adotadas para eliminar as não-conformidades da auditoria anterior, evidenciando sua correção dentro do prazo estipulado.
O Relatório final será entregue à ABGD e à Empresa, para as devidas providências, e a oficialização ou não da conformidade da Empresa ao programa “Selo de Qualidade ABGD”.
Todos os registros referentes às auditorias e ações corretivas, incluindo a implantação, devem ser armazenados de forma a permitir sua rastreabilidade, indexados por data / unidade