A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO EFICAZ DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES

Você sabia que.... A informação tem sido sempre a fonte central de uma organização. Sem ela, a moderna organização simplesmente não poderia funcionar. Dados empresariais são recursos operacionais – e às vezes estratégicos. Eles são passíveis de gestão de riscos fiscais, legais e econômicos, e têm valores competitivos. Muitas organizações, entretanto, deixam de lado procedimentos e políticas efetivas para o controle sistemático de sua informação. Como resultado, acabam mantendo alguns dados por muito tempo, gastam muito dinheiro para armazená-los, perdem tempo procurando por informações extraviadas, podem sofrer penalidades por não cumprimento dos regulamentos vigentes, arriscam-se em transformar as relações públicas em um pesadelo, e falham em proteger a missão crítica da informação.

Relatos sobre tais problemas formam a espinha dorsal de experiências com empresas que deixam de lado a gestão de dados. Exemplos comuns incluem:

• Os arquivos são o maior gasto em qualquer organização,
• Arquivos tipicamente ativos crescem na proporção de 25%  ao ano,
• Gestores gastam um montante de 4 semanas por ano procurando informações, por problemas com o armazenamento ou desorganização dos arquivos,
• Funcionários podem perder duas horas diárias procurando por documentos extraviados,
• 90% das informações, uma vez arquivadas, nunca são referenciadas novamente,
• 95% das referências são de informações com menos de três anos de idade,
• No mínimo 2/3 das informações em empresas com gestão de dados, podem ser removidos de seus setores e mesmo destruídos ao serem considerados obsoletos, ou serem transferidos para outros estabelecimentos de menor custo,
• A qualquer momento, entre 3 e 5% dos arquivos de uma organização são perdidos ou extraviados,
• O montante do custo de recriação de um documento é de 180 dólares,
• Empresas comumente desarquivam de 2% a 7% de seus papéis e de seus dados eletrônicos,
• Usuários de computadores gastam 7,5% de seu tempo em um PC procurando por arquivos,
• 67% dos dados perdidos são diretamente relacionados a erros dos usuários, o que os torna 30 vezes mais ameaçados por vírus, fator que lidera a causa da perda de dados,
• 30% de toda a papelada é inútil e poderia ser eliminada; 37% das fotocópias impressas são desnecessários, e
• grandes organizações perdem um documento a cada 12 segundos.

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